自分で抵当権を抹消するときに気を付けること｜住宅ローンだから建物だけ申請すればいい？共同担保に注意しましょう
自分で抵当権を抹消するときに気を付けること｜住宅ローンだから建物だけ申請すればいい？共同担保に注意し...
司法書士法人ＪＯネットワーク
住宅ローンや諸費用ローンを完済した後、抵当権抹消登記をしないまま長期間が経過してしまうことがあります。
金融機関から抵当権抹消に必要な書類を受け取っていたはずなのに、いざ売却や相続の場面になって探してみると、書類が見つからない。
このようなご相談は、実務上少なくありません。
「住宅ローンは完済したはずです」
「諸費用ローンもずいぶん前に返済しました」
「金融機関から書類が届いた記憶はあります」
「でも、どこに保管したか分かりません」
「登記簿を見たら、まだ抵当権が残っていると言われました」
このような場合でも、必ず抵当権抹消登記ができないわけではありません。
しかし、状況によって対応方法は変わります。
金融機関で再発行できる書類もあれば、再発行できない書類もあります。
特に、登記済証や登記識別情報がない場合には、通常の抵当権抹消登記とは違う対応が必要になることがあります。
代表的な方法として、事前通知制度による方法と、司法書士などの資格者代理人が本人確認情報を作成する方法があります。
ただし、どちらを選ぶべきかは、案件の状況によって異なります。
相続など、第三者が関係せず、時間に余裕がある場合には、事前通知制度で対応できることがあります。
一方、不動産売買の決済など、買主、買主側金融機関、不動産会社、売主側金融機関など多数の第三者が関係する場面では、事前通知制度ではなく、本人確認情報の作成により対応することが多くあります。
その理由は、単に「決済日が決まっているから急ぐ」ということだけではありません。
問題は、抵当権抹消登記を申請した後に、事前通知への回答が期限内にされず、登記が完了しない可能性を残してしまうことです。
売買決済では、買主が代金を支払い、金融機関が融資を実行し、所有権移転登記や抵当権設定登記を行います。
そのときに、売主側の古い抵当権が確実に抹消できる状態であることは非常に重要です。
この記事では、抵当権抹消書類をなくした場合に、どのような対応方法があるのか、再発行できる書類とできない書類、事前通知制度と本人確認情報の違い、売買決済で本人確認情報が選ばれやすい理由、費用負担の考え方について、司法書士の実務目線で解説します。
住宅ローンや諸費用ローンを完済しても、登記簿上の抵当権は自動的には消えません。
金融機関の内部では完済処理がされていても、不動産登記簿に記録された抵当権を消すには、法務局へ抵当権抹消登記を申請する必要があります。
完済時には、金融機関から抵当権抹消登記に必要な書類が交付されます。
その書類を使って、所有者ご自身又は司法書士が法務局へ申請します。
ところが、その書類を受け取ったまま手続きをせず、封筒に入れたまま保管しているうちに紛失してしまうことがあります。
また、諸費用ローンだけ先に完済した場合には、住宅ローン本体が残っているため、「まだ抵当権があるのは当然」と思い、諸費用ローン分の抵当権抹消を忘れてしまうこともあります。
その結果、何年も経ってから売却や相続の場面で、完済済みのはずの抵当権が登記簿に残っていることが分かります。
抵当権抹消書類とは、完済した抵当権を登記簿から消すために必要となる金融機関側の書類一式をいいます。
金融機関やローンの種類によって名称や内容は異なりますが、一般的には次のような書類が含まれます。
これらの書類がすべてそろっていれば、比較的スムーズに抵当権抹消登記を申請できることが多いです。
しかし、書類を紛失した場合、同じように再発行してもらえるとは限りません。
ここが大切なポイントです。
金融機関で再発行できる書類と、再発行できない書類があります。
抵当権抹消書類をなくした場合、まず金融機関に再発行又は再交付を依頼します。
抵当権解除証書、弁済証書、登記原因証明情報、委任状などは、金融機関が完済の事実を確認したうえで、再発行又は再交付に応じてくれることがあります。
ただし、金融機関の内部手続、ローンの種類、完済時期、本人確認、相続の有無などによって、必要書類や所要期間は異なります。
一方で、登記済証や登記識別情報は、原則として再発行されません。
登記済証は、いわゆる昔の権利証にあたる書類です。
登記識別情報は、登記済証に代わる本人確認のための重要情報です。
これらは、登記手続上とても重要な情報であるため、なくしたからといって同じものを再度発行してもらうことは基本的にできません。
そのため、抵当権抹消に必要な登記済証や登記識別情報がない場合には、別の方法で本人確認を補う必要があります。
その代表的な方法が、事前通知制度と、資格者代理人による本人確認情報の作成です。
抵当権抹消登記では、抵当権者である金融機関が登記義務者となります。
抵当権を消すことで利益を受けるのは不動産所有者ですが、登記簿上の権利を失う立場になるのは抵当権者である金融機関です。
そのため、登記済証や登記識別情報がない場合、法務局としては、本当に抵当権者がその登記の抹消に関与しているのかを確認する必要があります。
この確認を補う制度として、事前通知制度があります。
また、司法書士などの資格者代理人が本人確認情報を作成し、登記官が相当と認めることで、事前通知を省略して進める方法もあります。
どちらの方法も、書類をなくした場合の救済手段として利用されます。
しかし、実務上は、案件の性質によって向き不向きがあります。
特に、売買決済のように第三者が関係する場合には、事前通知制度を使いにくいことがあります。
事前通知制度とは、登記識別情報や登記済証を提供できない場合に、法務局から登記義務者へ通知を送り、登記申請の意思を確認する制度です。
抵当権抹消登記の場合、登記義務者は抵当権者である金融機関です。
つまり、抵当権抹消登記を申請した後、法務局から金融機関に対して、「この抵当権抹消登記の申請に間違いありませんか」という趣旨の通知が送られます。
金融機関がその通知に対して、定められた期間内に回答することで、登記手続きが進みます。
この制度を使えば、登記済証や登記識別情報がなくても、抵当権抹消登記を進められる場合があります。
相続など、第三者が直接関係せず、時間に余裕がある案件では、事前通知制度で対応することがあります。
ただし、事前通知制度には時間的な制約があります。
金融機関が期限内に正しく回答しなければ、申請が予定どおり完了しない可能性があります。
この点が、不動産売買の決済では大きな問題になります。
事前通知制度では、法務局から登記義務者へ通知が発送され、その通知に対して一定期間内に回答する必要があります。
実務上、金融機関に対する事前通知では、発送日から２週間以内、つまり１４日間という期間が問題になります。
この１４日間は、単に「２週間待てばよい」という話ではありません。
大きな金融機関では、法務局から送られた書類が、まず本店や代表部署、登記関連部署、事務センター、担当部署などに回付されることがあります。
通知が金融機関に届いても、実際に処理する部署へ到達するまでに時間がかかることがあります。
担当部署に届いた後も、内容確認、社内決裁、押印又は返送処理、法務局への返送が必要になります。
金融機関の組織が大きければ大きいほど、１４日間という期間は決して余裕のある期間ではありません。
もし、法務局への回答が期限内に戻らなければ、抵当権抹消登記が完了しない可能性があります。
このリスクがあるため、第三者が関係する売買決済では、事前通知制度をそのまま利用することに慎重になる必要があります。
売買決済で事前通知制度が使いにくい理由を、「決済日が決まっているから時間がない」とだけ考えると、本質を見落としてしまいます。
もちろん、決済日が決まっている以上、時間的な制約はあります。
しかし、それ以上に重要なのは、登記が確実に完了するかどうかです。
売買決済では、買主が売買代金を支払います。
買主側金融機関が融資を実行します。
売主から買主への所有権移転登記を申請します。
買主側金融機関の抵当権設定登記を申請することもあります。
このとき、売主側の古い抵当権が残ったままでは、買主や買主側金融機関は安心できません。
抵当権抹消登記を同時に申請するとしても、その申請が事前通知によって後日確定する形であれば、通知への回答が期限内にされない可能性を残します。
つまり、申請した時点では、抹消登記が確実に完了するとは言い切れない状態になります。
売買決済では、多数の第三者が関係しています。
買主、売主、売主側仲介会社、買主側仲介会社、売主側金融機関、買主側金融機関、司法書士など、それぞれが登記の完了を前提に動いています。
その中で、売主側の抵当権抹消が完了しない可能性を残したまま決済を進めることは、非常に慎重に考えなければなりません。
したがって、売買では、単に「決済日までに申請できるか」ではなく、「その申請が確実に完了できる状態か」が重要になります。
本人確認情報とは、登記識別情報や登記済証を提供できない場合に、司法書士などの資格者代理人が、登記義務者本人であることや登記申請意思を確認し、その内容を記載して法務局へ提供する情報です。
抵当権抹消登記では、登記義務者は抵当権者である金融機関です。
そのため、金融機関側の協力を得て、司法書士が必要な本人確認を行い、本人確認情報を作成することがあります。
登記官が本人確認情報の内容を相当と認めた場合、事前通知の手続を省略して登記を進めることができます。
売買決済のように、登記の確実性が強く求められる場面では、この本人確認情報による対応が選ばれることがあります。
本人確認情報を作成するには、司法書士が単に書類を作るだけでは足りません。
登記義務者である金融機関の実在性、代表権限又は代理権限、登記申請意思、抹消対象となる抵当権との関係などを確認する必要があります。
そのため、金融機関の担当部署との連絡、委任状の取得、本人確認資料や権限確認資料の確認など、通常の抹消登記よりも手間がかかります。
不動産売買で、抵当権抹消書類をなくしており、登記済証や登記識別情報がない場合には、本人確認情報作成で対応することが多くあります。
理由は、売買決済では登記の確実性が求められるからです。
事前通知制度を利用すると、申請後に法務局から金融機関へ通知が送られ、金融機関が期限内に回答する必要があります。
しかし、大きな金融機関では、通知がしかるべき部署に届くまでに時間がかかることがあります。
１４日間という期間内に、通知の受領、担当部署への回付、内容確認、回答書の作成、返送まで完了できるとは限りません。
もし期限内に回答がされなければ、抵当権抹消登記が予定どおり完了しない可能性があります。
売買決済では、買主が代金を支払い、場合によっては新しい金融機関が融資を実行しています。
その状態で、売主側の古い抵当権抹消が後から完了しない可能性を残すことは、買主や買主側金融機関にとって大きなリスクです。
そのため、売買では、事前通知による不確実性を避けるため、本人確認情報を作成して抹消登記を進めることが多いのです。
これは、司法書士が慎重すぎるという話ではありません。
不動産取引に関係する第三者の安全を守るための実務上の対応です。
抵当権抹消書類をなくした場合に本人確認情報を作成するとなると、通常の抵当権抹消登記よりも費用がかかります。
本人確認情報の作成には、司法書士による本人確認、権限確認、申請意思確認、書類作成、金融機関との調整などが必要になるためです。
では、この費用は誰が負担するのでしょうか。
実務上は、抹消書類を紛失した不動産所有者側が負担することが多いです。
住宅ローンや諸費用ローンを完済した後、金融機関から交付された抹消書類を保管し、抵当権抹消登記を行うのは所有者側の対応となるためです。
もちろん、個別の事情によって費用負担の話し合いがされることはあります。
しかし、売買の場面で、売主側が完済済みの抵当権抹消書類をなくしていたために本人確認情報作成が必要になる場合、その追加費用は売主側が負担するという整理になることが一般的です。
買主や買主側金融機関は、抵当権のない状態で不動産を取得することを前提にしています。
そのため、売主側の抵当権抹消に必要な費用は、売主側で負担するという考え方になりやすいのです。
この点も、売却を考えている方には早めに知っておいていただきたいところです。
一方で、相続など第三者が直接関係しない場面では、事前通知制度で対応できることがあります。
たとえば、亡くなった親が住宅ローンを完済していたものの、抵当権抹消登記をしないまま亡くなったケースです。
相続人が登記簿を確認したところ、完済済みと思われる古い抵当権が残っていた。
金融機関に確認したところ、完済は確認できたが、登記済証や登記識別情報は見つからない。
このような場合、すぐに売却決済があるわけではなく、買主や買主側金融機関など第三者が関係していないのであれば、事前通知制度で対応することも考えられます。
事前通知制度では、登記申請後に法務局から金融機関へ通知が送られ、金融機関が期限内に回答することで手続きが進みます。
時間はかかりますが、売買決済のように当日中の確実性が強く求められる場面でなければ、実務上選択しやすいことがあります。
ただし、この場合でも金融機関の協力は必要です。
金融機関が通知に対応してくれなければ、登記は完了しません。
そのため、事前通知を利用する場合でも、事前に金融機関へ連絡し、抵当権抹消登記の申請をすること、法務局から通知が届くこと、期限内に回答が必要であることを共有しておくことが重要です。
抵当権抹消書類をなくした場合、どの方法を選ぶとしても、金融機関の協力が必要です。
解除証書や委任状などを再発行してもらう場合にも、金融機関の確認が必要です。
事前通知制度を利用する場合にも、法務局からの通知に金融機関が回答する必要があります。
本人確認情報を作成する場合にも、金融機関側の本人確認、権限確認、委任、申請意思確認に協力してもらう必要があります。
つまり、書類をなくした場合の抵当権抹消登記は、所有者だけで完結する手続きではありません。
金融機関と連絡を取り、どの方法で進めるのかを確認する必要があります。
特に、古い抵当権の場合、金融機関の合併、商号変更、支店統廃合、保証会社の変更などが関係することがあります。
登記簿上の抵当権者名と、現在対応してくれる金融機関名が違うこともあります。
このような場合には、現在の承継先や担当部署を確認するところから始める必要があります。
売買決済が迫っている場合には、金融機関への連絡が遅れるほど対応が難しくなります。
抵当権抹消書類をなくした場合の対応は、一律ではありません。
次のような事情によって、選ぶべき方法が変わります。
たとえば、売却予定がなく、相続人が古い抵当権を整理したいだけであれば、金融機関の協力を得ながら事前通知制度で進めることができる場合があります。
一方、売買決済が予定されており、買主や買主側金融機関が関係している場合には、事前通知ではなく本人確認情報作成による対応を検討することが多くなります。
また、金融機関によっては、そもそも事前通知への対応方針や本人確認情報作成への協力方法が決まっている場合もあります。
したがって、抵当権抹消書類をなくした場合には、自己判断で進めるのではなく、登記簿と金融機関の状況を確認したうえで、司法書士に相談することをおすすめします。
売却を予定している場合、売主様や不動産会社様には、できるだけ早い段階で登記簿を確認していただくことをおすすめします。
売買契約を締結してから、あるいは決済日が近づいてから、古い抵当権や完済済みの諸費用ローンの抵当権が残っていることが分かると、対応に時間がかかります。
特に、抵当権抹消書類が見つからない場合には、金融機関への確認、再発行できる書類の確認、登記済証・登記識別情報の有無、事前通知制度でよいのか、本人確認情報が必要かを検討しなければなりません。
売買決済では、買主や買主側金融機関が関係します。
売主側の抵当権抹消が不確実な状態では、安心して融資実行や所有権移転を進めることができません。
そのため、不動産会社様には、媒介受託時や売買契約前の段階で、登記簿の乙区を確認し、完済済みと思われる抵当権が残っていないか、売主様が抹消書類を保管しているかを確認していただきたいところです。
不明な抵当権がある場合には、決済直前ではなく、早めに司法書士へご相談ください。
抹消できる場合があります。
金融機関に再発行又は再交付を依頼し、必要に応じて事前通知制度や本人確認情報作成により対応します。
ただし、通常よりも時間や費用がかかることがあります。
すべての書類が再発行されるわけではありません。
解除証書、弁済証書、委任状などは再発行されることがありますが、登記済証や登記識別情報は原則として再発行されません。
本人確認情報作成に比べると費用を抑えられる場合があります。
ただし、事前通知には期限内回答の問題があり、売買決済のように第三者が関係する場面では利用しにくいことがあります。
理論上検討されることはありますが、実務上は慎重な判断が必要です。
事前通知では、金融機関が期限内に回答しないと登記が完了しない可能性が残ります。
買主や買主側金融機関が関係する売買決済では、その不確実性が問題になります。
抹消書類を紛失した所有者側が負担することが多いです。
売買の場合であれば、売主側の抵当権抹消に必要な追加費用として、売主様が負担する整理になることが一般的です。
司法書士法人ＪＯネットワークでは、住宅ローン完済後の抵当権抹消登記、諸費用ローン完済後の抵当権抹消、抵当権抹消書類を紛失した場合の手続きについてご相談を承っています。
登記事項証明書を確認し、残っている抵当権の内容を整理します。
金融機関から再発行できる書類、再発行できない書類を確認します。
登記済証や登記識別情報がない場合には、事前通知制度で対応できるのか、本人確認情報作成が必要なのかを、案件の状況に応じて検討します。
相続など第三者が関係しない案件であれば、金融機関の協力を得て事前通知制度により進めることがあります。
売買決済など第三者が関係する案件では、登記の確実性を重視し、本人確認情報作成による対応を検討することがあります。
売主様、不動産会社様、金融機関様と連携し、決済に支障が出ないよう、早めに必要書類と対応方針を確認します。
抵当権抹消書類をなくしてしまった場合でも、早めに動けば対応できる可能性があります。
大切なのは、売買決済の直前まで放置しないことです。
住宅ローンや諸費用ローンを完済していても、抵当権抹消登記をしていなければ、登記簿上の抵当権は残ったままになります。
さらに、完済時に金融機関から受け取った抵当権抹消書類をなくしてしまった場合、通常の抹消登記よりも対応が複雑になります。
金融機関で再発行できる書類もありますが、登記済証や登記識別情報は原則として再発行されません。
そのため、登記済証や登記識別情報がない場合には、事前通知制度や、司法書士などの資格者代理人による本人確認情報作成で対応することがあります。
相続など第三者が関係しない場面では、時間に余裕があれば事前通知制度で対応できることがあります。
ただし、金融機関の協力は必要です。
一方、不動産売買のように第三者が多数関係する場面では、本人確認情報作成による対応が選ばれることが多くあります。
理由は、事前通知制度では、金融機関が期限内に回答しなければ登記が完了しない可能性が残るためです。
売買決済では、買主、買主側金融機関、不動産会社など、多くの関係者が登記の確実な完了を前提に動きます。
そのため、単に「決済日が決まっているから急ぐ」というだけでなく、「抵当権抹消登記が確実に完了する状態で決済を迎えること」が重要になります。
また、本人確認情報作成が必要になった場合、その費用は、抹消書類を紛失した所有者側が負担することが多くあります。
抵当権抹消書類をなくした場合の対応は、案件ごとに異なります。
登記簿上どの抵当権が残っているのか。
どの書類をなくしたのか。
金融機関で何を再発行できるのか。
登記済証や登記識別情報があるのか。
相続案件なのか、売買案件なのか。
第三者が関係しているのか。
これらを整理したうえで、対応方法を選ぶ必要があります。
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