司法書士業務のシステム

司法書士業務をするにあたって、進捗管理はとても大事になってきます。しかし、情報の経路は電話・FAX・Mail等多岐にわたります。日々変化する状況と膨大な案件と膨大に情報を的確に共有することが出来なければ、重大なミスにつながります。業界を問わず大事なことですが、司法書士業務においては一つのシステムで全てを満足するものが見つからず自らシステムを構築することになりました。
　もっとも重視した点は、携帯電話ならば当たり前の機能を事務所の電話に持たせることです。電話を受けたら何月何日の誰の案件かを瞬時に検索し内容を推測できるようにします。これにより、電話相手を待たせることなく、（できれば折り返すことなく）電話の内容を担当者各位に共有することができます。
　さらに、情報経路の種類を問わず集約させることも重視しました。これにより同一環境をもとに受発信できるようにし、転記ミスや誤発信なども最小限になります。（間違った連絡先を登録すると全部間違えてしまいますが...）
　そして、当たり前ですが登記申請書や案内文書その他関係書類も同一環境の情報を使用します。これによりそれぞれのフェーズで気づいた修正箇所などはその後フェーズに生かされます。複数人が関与することで、修正箇所も見つかりやすくなるという複利的効果もあります。
　ただし、すべてをシステムに頼ると「まことしやか」なミスを見つけることができないことがあります。この「まことしやか」とは、プリンターなどで印字されているきれいな状態やパソコンの画面を通してのみ観察される情報です。一見あっているように見えるので危険です。当法人では、必ず紙で印刷して登記官OBのチェックを２回してもらいます。デジタルの良いところとアナログの良いところを両得です。

システム担当司法書士より